PRIVACYVERKLARING

 

PETANQUECLUB-STEKENE V.Z.W

INHOUDSTAFEL

Inhoudstafel

Inleiding

1.  Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

2.  Welke gegevens verwerken we?

3.  Verstrekking van gegevens aan derden- verwerkers

4.  Verstrekking van gegevens aan derden - ontvangers

5.  Minderjarigen

6.  Bewaartermijn

7.  Beveiliging van de gegevens

8.  Uw rechten omtrent uw gegevens

9.  Klachten

10 Wijziging privacyverklaring

Inleiding

Petanqueclub-Stekene vzw is een spotclub. Petanqueclub-Stekene V.Z.W is een aangesloten lid van de Petanque Federatie Vlaanderen. Petanqueclub-Stekene vzw hecht heel veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Petanqueclub- Stekene V.Z.W.houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wetten en regelgeving,

waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend alsGPDR,

Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval;

     - je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel                                     waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn                         beschreven in deze privacyverklaring;

     - verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke

        nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

     - vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor 

        de verwerking van jouw gegevens;

     - passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen 

       zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

     - geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is                     voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

     - op de hoogte zijn van jouw rechten als betrokken persoon omtrent je 

       persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen 

       respecteren.

Als Petanqueclub-Stekene V.Z.W. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je 

persoonsgegevens. Onder 'verwerking' wordt verstaan elke verwerking met betrekking tot persoonsgebonden al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bijwerken, wijzigen, bewaren, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken doormiddel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.

Onder' verantwoordelijke voor de verwerking' wordt de rechtspersoon verstaan die ten behoeve de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Binnen Petanqueclub-Stekene vzw heeft minstens één persoon de functie ' Ledensecretariaat'. Zij beschikt over de persoonsgegevens verkregen door de leden zelf. Ze verwerken die en geven die persoonsgegevens in in Axoclub. 

 

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens;

     Petanqueclub-Stekene V.Z.W.

      • Zetel ;                Baldwinus Van Boclastraat 11  9190 Klein - Sinaai

    

    • E-mailadres:      petanqueclubStekene@gmail.com

    •  Website;           www.petanqueclub-stekene.com

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, en leveranciers.

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

 

Jouw gegevensoorden door Petanqueclub-Stekene V.Z.W.verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

    

     • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)

     • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen

       (gerechtvaardigd belang)

     • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding.

        - Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)

        - Sportieve administratie in het kader van stages, kampen.....(contractuele grond)

     • Het deelnemen aan competities en tornooien

        - Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang) 

     • Organiseren van niet- sportgeraliteerde evenementen (contractuele grond)

     • Promotie, PR en communicatie waaronder

       - Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto's                                         (gerechtvaardigd recht)

       - Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto's (toestemming)

       - Het beheren van de clubwebsite ( gerechtvaardigd belang)

2. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en 

verwerken voor de bovenstaande doelstelling ( zie" waarom verwerken wij persoonsgegevens")

    • Identificatiegegevens: naam , voornaam

    • Privé-contactgegevens; telefoonnummer, e-mail, adres 

    • Rijksregisternummer

    • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

    • Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer......)

    • Opleiding en vorming

    • Sportieve gegevens: categorie, uitslagen en aanwezigheden

    • Beeldmateriaal: foto's, video's, opnames....

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a.inschrijvingsformulieren, persoonlijk/ telefonisch/

e-mailcontact,...)

3. Verstrekking van gegevens aan derden- verwerkers.

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  

     - Het verwerken van gegevens in een ledensysteem;

     - Het verzorgen van de internet omgeving ( webhosting, mailhosting);     

     - Het verzorgen van de (financiële) administratie;

     - Het verzekeren van onze leden, deelnemers, vrijwilligers.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers ( externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben

( via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden)

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van jou persoonsgegevens te waarborgen.

4. Verstrekking van gegevens aan derden- ontvangers 

Wij delen persoonsgegevens met de volgende (externe) partijen:

    

    - Petanque Federatie Vlaanderen V.Z.W.

    - PFV Oost-Vlaanderen

     - Andere (sport) clubs

     - Subsidiërende overheden

     - Partners waarmee we in samenwerkingactiviteiten organiseren ( deelnemer uitgewis-

       seld tussen meerdere organisatoren .

     

Met deze partijen ( derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging

van jouw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat jouw gegevens 

vertrouwelijke worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven ( tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechterlijk onderzoek).

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij  geven jou contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële  doeleinden. 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden,

zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan18 jaar indien daarvoor toestemming ingegeven door de ouder(s) of wettelijk

vertegenwoordiger.

6. Bewaartermijn

Petanqueclub-Stekene V.Z.W. geeft de persoonsgegevens door aan Petanque Federatie Vlaanderen V.Z.W.. De Federatie controleert de gegevens en is de verwerkingsverantwoordelijke.

De Petanque Federatie schrapt persoonsgegevens van leden als ze niet langer nodig zijn voor registratie-doeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen en/of andere voorschriften.

 

Als algemene regel houdt de Petanque Federatie Vlaanderen V.Z.W persoonsgegevens onder eender welke vorm maximaal zeven jaar na het laatste bij

op het algemeen secretariaat.

 

De inschrijvingsformulieren en de formulieren die dienen ter controle van de gegevens worden op het algemeen secretariaat van de PFV bewaard in mappen oerclub/provincie. Deze zullen in een gesloten kast op kantoor bewaard worden. Het kantoor sluit steeds wanneer er niemand aanwezig is. Wanneer de 

nieuwe papieren (de nieuwe periode) verwerkt zijn op het algemeen secretariaat

worden de documenten van de vorige periode vernietigd met een versnipperaar.

De gegevens die in de club zijn opgenomen verdwijnen uit het systeem wanner er zeven jaar niets gedaan werd met het profiel van een speler.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens  te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

     - Alle personen die namens de Petanqueclub-Stekene vzw van jouw                   gegevenskennis kunnen  nemen, zijn gehouden aan geheimhouding                 daarvan;

     - Alle personen die namens de Petanqueclub-Stekene vzw jouw                       gegevens verwerken zijn gehouden aan een afspraakovereenkomst die         opgenomen werd in het Reglement Inwendige Orde;

     - Petanqueclub-Stekene vzw hanteert een gebruikersnaam en                         wachtwoord op haar systemen;

     - Axoclub maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen         herstellen bij fysieke of technische incidenten, deze gegevens worden           opgeslagen op servers van Axoclub. De servers worden sterk beveiligd;

     - De medewerkers zijn op de hoogte over het belang van de bescherming        van de persoonsgegevens;

     - Het Ledensecretariaat van Petanqueclub-Stekene vzw voert de                     persoonsgegevens in een Exel bestand in. Een kopij van de                         inschrijvingsformulieren wordt bij de voorzitter bewaard.

     - Het bijhouden van de persoonsgegevens in een Exel bestand: slechts           een beperkt aantal mensen(o.a. het Bestuur) hebben toegang tot het             bestand of de mappen waarin de persoonsgegevens worden                         bijgehouden.

     - Wanneer een speler gedurende zeven jaar niet meer aansluit, worden           de gegevens verwijderd.

 

   

8. Jouw rechten omtrent jouw gegevens

Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens, die op hem/haar betrekking hebben, recht op bescherming van zijn/haar fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.

Recht op inzage, overdraagbaarheid en rechtzetting.

De Kwaliteit en accuraatheid van jouw persoonsgegevens zijn zeer belangrijk voor Petanqueclub-Stekene V.Z.W.

Uiteraard heb je als drager van jou persoonsgegevens het recht om op jouw toestemming terug te komen, wijzigingen aan te (laten) brengen of een inkijk te nemen in jou geregistreerde gegevens binnen de federatie. Jij als drager blijft namelijk altijd eigenaar van jou gegevens.

Je hebt recht op image en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke Petanqueclub-Stekene vzw van jou ontvangen heeft, met alle mogelijke daaraan verbonden gevolgen. Visuele controle van een officieel stoute gegevens of document kan steeds gebeuren na afspraak. Daartoe stuur je een e-mail naar petanqueclubStekene@gmail.com

Ook heb je getracht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou, direct aan een andere partij. Wij kunnen jou vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan vernoemde verzoeken.

Recht op verwijdering van jou gegevens

Iedereen heeft het recht om onvolledige, foutieve en/of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of aanpassen.

Daartoe stuur je een e-mail naar petanqueclubStekene@gmail.com

De Petanqueclub-Stekene vzw behoudt zich steeds het recht om te bepalen of jou verzoek gerechtvaardigd is. Hou er bovendien rekening mee dat de

Petanqueclub-Stekene vzw, afhankelijk van jou verzoek, sommige diensten niet meer kan aanbieden. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens kunnen verwerken en gebruiken indien je wenst deel te nemen aan competities, tornooien, kampioenschappen en ander organisaties. Bovendien moeten wij ons ook aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we jou verzoek tot verwijdering niet steeds kunnen inwilligen.

Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden zoals nieuwe contactgegevens.

9. Klachten

Mocht je een klacht  of opmerking hebben in het kader van de verwerking van jou persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR dan vragen wij jou hiervoor contact op te nemen met ons via-mail aan ;

petanqueclubstekene@gmail.com

Een klacht kan ook worden ingediend  bij de Gegevensbeschermingautoriteit (GBA). De GBA is de vroegere Privacy Comissie, de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van bescherming van de privacy. Jij kan de GBA contacteren via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel en meer info kan je vinden op de

website ; www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. wijziging privacyverklaring

Petanqueclub-Stekene V.Z.W. kan de privacyverklaring steeds wijzigen. 

Besluit

Als Petanqueclub-Stekene vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jou persoonsgegevens;

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens.

Petanqueclub-Stekene vzw

          Zetel;                      Baldwinus Van Boclastraat  11 9190 Stekene

          E-mail;                     petanqueclubstekene@gmail.com

          Voorzitter;                Rudy Braem   0476 44 74 60

          Ledensecreatriaat;    Sonia Callebaut   0498  29 64 28