PRIVACYVERKLARING
PETANQUECLUB-STEKENE
INHOUDSTAFEL
Inleiding
1. Waarom verwerken wij privacygegevens?
2. Welke gegevens verwerken we?
3. Verstrekking van gegevens aan derden- verwerkers
4. Verstrekking van gegevens aan derden - ontvangers
5. Minderjarigen
6. Bewaartermijn
7. Beveiliging van de gegevens
8. Uw rechten omtrent uw gegevens
9. Klachten
10 Wijziging privacyverklaring
Inleiding
Petanqueclub-Stekene is een sportclub. Petanqueclub-Stekene . is een aangesloten lid van de Petanque Federatie Vlaanderen. Petanqueclub-Stekene hecht heel veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van je peroonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Petanqueclub- Stekene houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wetten en regelgeving,
waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GPDR,
Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval;
- je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke
nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor
de verwerking van je persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen
zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van jouw rechten als betrokken persoon omtrent je
persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen
respecteren.
Als Petanqueclub-stekene zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jpersoonsgegevens. Onder 'verwerking' wordt verstaan elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bijwerken, wijzigen, bewaren, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.
Onder 'verantwoordelijke voor de verwerking' wordt de rechtspersoon verstaan die alleen of samen met anderen het doel en de middelen bepaalt voor de verwerking van de persoonsgegevens. Verantwoordelijke voor de verwerking binnen Petanqueclub-stekene is het bestuursorgaan dat wordt voorgezeten door de voorzitter.
Onder de 'verwerker van persoonsgegevens' wordt de rechtspersoon verstaan die ten behoeve de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Binnen Petanqueclub-stekene heeft minstens één persoon de functie
' Ledensecretariaat'. Zij beschikken over de persoonsgegevens verkregen door de leden zelf. Ze verwerken die en geven die persoonsgegevens in in Axoclub.
Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens;
Petanqueclub-Stekene .
• Zetel ; Baldwinus Van Boclastraat 11 9190 Klein - Sinaai
• E-mailadres: petanqueclubStekene@gmail.com
• Website; www.petanqueclub-stekene.com
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, en leveranciers.
1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden door Petanqueclub-Stekene verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen
(gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding .
- Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
- Sportieve administratie in het kader van stages, kampen.....(contractuele grond)
• Het deelnemen aan competities en tornooien
- Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
- Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)
• Organiseren van niet- sportgeraliteerde evenementen (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
- Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto's (gerechtvaardigd belang)
- Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto's (toestemming)
- Het beheren van de clubwebsite ( gerechtvaardigd belang)
2. Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en
verwerken voor de bovenstaande doelstelling ( zie" waarom verwerken wij persoonsgegevens")
• Identificatiegegevens: naam , voornaam
• Privé-contactgegevens; telefoonnummer, e-mail, adres
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, nationaliteit
• Opleiding en vorming
• Sportieve gegevens: categorie, uitslagen en aanwezigheden
• Beeldmateriaal: foto's, video's, opnames....
We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a.inschrijvingsformulieren, persoonlijk/ telefonisch/
e-mailcontact,...)
3. Verstrekking van gegevens aan derden- verwerkers.
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- Het verwerken van gegevens in een ledensysteem;
- Het verzorgen van de internet omgeving ( webhosting, mailhosting);
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzekeren van onze leden, deelnemers, vrijwilligers.
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers ( externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben
( via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden)
We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
4. Verstrekking van gegevens aan derden- ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende (externe) partijen:
- Petanque Federatie Vlaanderen V.Z.W.
- PFV Oost-Vlaanderen
- Andere (sport) clubs
- Subsidiërende overheden
- Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren ( deelnemerslijst lijst uitgewisseld tussen meerdere organisatoren)
Met deze partijen ( derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging
van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens
vertrouwelijke worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven ( tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechterlijk onderzoek).
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven jou contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden,
zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
5. Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder(s) of wettelijk
vertegenwoordiger.
6. Bewaartermijn
Petanqueclub-Stekene geeft de persoonsgegevens door aan Petanque Federatie Vlaanderen V.Z.W.. De Federatie controleert de gegevens en is de verwerkingsverantwoordelijke.
De Petanque Federatie schrapt persoonsgegevens van leden als ze niet langer nodig zijn voor registratie-doeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen en/of andere voorschriften.
Als algemene regel houdt de Petanque Federatie Vlaanderen V.Z.W persoonsgegevens onder eender welke vorm maximaal zeven jaar na het laatste bij
op het algemeen secretariaat.
De inschrijvingsformulieren en de formulieren die dienen ter controle van de gegevens worden op het algemeen secretariaat van de PFV bewaard in mappen per club/provincie. Deze zullen in een gesloten kast op kantoor bewaard worden. Het kantoor sluit steeds wanneer er niemand aanwezig is. Wanneer de
nieuwe papieren (de nieuwe periode) verwerkt zijn op het algemeen secretariaat
worden de documenten van de vorige periode vernietigd met een versnipperaar.
De gegevens die in de Axoclub zijn opgenomen verdwijnen automatisch uit het systeem wanneer er zeven jaar niets gedaan werd met het profiel van een speler.
7. Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens de Petanqueclub-Stekene van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- Alle personen die namens de Petanqueclub-Stekene jouw gegevens verwerken zijn gehouden aan een afspraakovereenkomst die opgenomen werd in het Reglement Inwendige Orde;
- Petanqueclub-Stekene hanteert een gebruikersnaam en wachtwoord op haar systemen;
- Axoclub maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, deze gegevens worden opgeslagen op servers van Axoclub. De servers worden sterk beveiligd;
- De medewerkers van Petanqueclub-Stekene zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de persoonsgegevens;
- Het Ledensecretariaat van Petanqueclub-Stekene voert de persoonsgegevens in een Exelbestand in. Een kopij van de inschrijvingsformulieren wordt bij de voorzitter bewaard.
- Het bijhouden van de persoonsgegevens in een Exelbestand: slechts een beperkt aantal mensen (o.a. het Bestuur) hebben toegang tot het bestand of de mappen waarin de persoonsgegevens worden bijgehouden.
- Wanneer een speler gedurende zeven jaar niet meer aansluit, worden de gegevens verwijderd.
8. Jouw rechten omtrent jouw gegevens
Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens, die op hem/haar betrekking hebben, recht op bescherming van zijn/haar fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.
Recht op inzage, overdraagbaarheid en rechtzetting.
De kwaliteit en accuraatheid van jouw persoonsgegevens zijn zeer belangrijk voor Petanqueclub-Stekene
Uiteraard heb je als drager van jouw persoonsgegevens het recht om op je
toestemming terug te komen, wijzigingen aan te (laten) brengen of een inkijk te nemen in jouw geregistreerde gegevens binnen de federatie. Jij als drager blijft namelijk altijd eigenaar van jouw gegevens.
Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke Petanqueclub-Stekene van jou ontvangen heeft, met alle mogelijke daaraan verbonden gevolgen. Visuele controle van een officieel stuk of document kan steeds gebeuren na afspraak. Daartoe stuur je een e-mail naar;
petanqueclubstekene@gmail.com
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou, direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan vernoemde verzoeken.
Recht op verwijdering van jou gegevens
Iedereen heeft het recht om onvolledige, foutieve en/of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of aanpassen.
Daartoe stuur je een e-mail naar;
De Petanqueclub-Stekene behoudt zich steeds het recht om te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is. Hou er bovendien rekening mee dat
Petanqueclub-Stekene , afhankelijk van je verzoek, sommige diensten niet meer kan aanbieden. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens kunnen verwerken en gebruiken indien je wenst deel te nemen aan competities, tornooien, kampioenschappen en andere activiteiten en organisaties.
Bovendien moeten wij ons ook aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we je verzoek tot verwijdering niet steeds kunnen inwilligen.
Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden zoals nieuwe contactgegevens.
9. Klachten
Mocht je een klacht of opmerking hebben in het kader van de verwerking van je persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR dan vragen wij jou hiervoor contact op te nemen met ons via-mail aan ;
Een klacht kan ook worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De GBA is de vroegere Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van bescherming van de privacy. Jij kan de GBA contacteren via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel en meer info kan je vinden op de
website ; www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. wijziging privacyverklaring
Petanqueclub-Stekene kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 15 mei 2019.
Deze privacyverklaring van Petanqueclub-Stekene zal gewijzigd en aangepast worden bij nieuwe regelgeving van de overheid. Het verwerken van persoonsgegevens in het kader van vrijwiligerswerk zal nog verder opgevolgd worden.
Besluit
Als Petanqueclub-Stekene zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.
Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens.
Petanqueclub-Stekene
Zetel; Baldwinus Van Boclastraat 11 9190 Stekene
E-mail; petanqueclubstekene@gmail.com
Voorzitter; Rudy Braem 0476 44 74 60
Ledensecretariaat; Sonia Callebaut 0498 29 64 28